Warum die Unterlagen über den Verlauf entscheiden
Kaufinteressenten möchten verstehen, was angeboten wird, und sie möchten es früh verstehen. Wer eine Besichtigung bucht, hat vorher Fragen: Wie gross ist die Wohnfläche wirklich, wann wurde das Dach gemacht, welche Heizung läuft im Keller, was steht im Grundbuch? Jede dieser Fragen, die Sie mit einem Dokument beantworten können, nimmt dem Gespräch Spannung. Jede Frage, die offen bleibt, wird zu einem Abschlag im Kopf der Interessentin oder zu einer Bedingung im Kaufvertrag. Unterlagen sind deshalb kein Papierkram, den man am Schluss zusammensucht, sondern der Teil des Verkaufs, der den Preis absichert. Eine vollständige, geprüfte Dokumentation verkürzt Verhandlungen, weil beide Seiten über dasselbe sprechen. Und sie schützt Sie: Was Sie offenlegen, kann Ihnen später nicht als verschwiegen vorgehalten werden.
Eine gemeinsame Ausgangslage schaffen
Sammeln Sie zuerst, was Sie haben: Pläne, Flächenangaben, den Grundbuchauszug, Unterlagen zu Umbauten. Prüfen Sie dann Herkunft und Aktualität jedes Dokuments. Eine Flächenzahl aus dem Kaufvertrag von damals sollte nicht ungeprüft als heutige Wohnfläche im Inserat stehen; vielleicht wurde der Estrich seither ausgebaut, vielleicht wurde damals anders gemessen. Ein Grundbuchauszug, der älter als ein paar Jahre ist, zeigt möglicherweise Dienstbarkeiten nicht, die inzwischen eingetragen wurden. Legen Sie für jedes Dokument fest, woher es stammt und wie alt es ist. Was Sie nicht einordnen können, legen Sie auf einen Stapel «zu klären». Dieser Stapel ist wertvoll: Er zeigt, wo eine Nachfrage beim Grundbuchamt, bei der Gemeinde oder beim früheren Architekten nötig ist, bevor jemand anderes die Lücke findet.
- Aktueller Grundbuchauszug mit allen Dienstbarkeiten und Anmerkungen
- Grundrisse, Schnitte, Fassadenpläne, Situationsplan mit Parzellennummer
- Flächenangaben mit Quelle: Wohnfläche, Nutzfläche, Grundstückfläche
- Baubewilligungen und Pläne zu Umbauten, Anbauten, Dachausbau
- Kaufvertrag von damals, nur zur eigenen Orientierung
Zustand und Kosten nachvollziehbar machen
Nach der Frage «Was ist das?» kommt die Frage «Was kostet es mich?». Unterlagen zu Sanierungen, technischen Anlagen, Energie und laufenden Kosten beantworten sie. Wer weiss, dass die Heizung ersetzt wurde und wann, muss den Ersatz nicht in sein Budget einrechnen. Wer die Nebenkostenabrechnung sieht, kann das Objekt mit seinem Haushaltsbudget abgleichen. Rechnungen können Arbeiten belegen, enthalten aber oft persönliche Daten und Beträge, die niemanden etwas angehen. Geben Sie deshalb nur die für den Verkauf relevanten Informationen weiter: Was wurde gemacht, wann, von wem. Der Betrag ist für Käufer zweitrangig, der Nachweis der Fachfirma nicht. Ein Energieausweis, wo er vorliegt, gehört ebenfalls dazu; wo er fehlt, sagen Sie das, statt zu schätzen.
- Liste der Sanierungen mit Jahr und ausführender Firma (Dach, Fassade, Fenster, Küche, Bad)
- Heizung: System, Baujahr, letzte Wartung, Serviceverträge
- Elektro-Sicherheitsnachweis, falls vorhanden
- Gebäudeversicherungsausweis mit Versicherungswert
- Nebenkosten und Betriebskosten der letzten Jahre
- Energieausweis (GEAK), falls vorhanden, sonst Hinweis «liegt nicht vor»
Was das Grundbuch sagt und was es nicht sagt
Der Grundbuchauszug ist das Dokument, das Käufer, Banken und das Notariat zuerst lesen. Er nennt Eigentümer, Fläche, Dienstbarkeiten (zum Beispiel Wegrechte oder Baubeschränkungen), Grundlasten, Vormerkungen und Pfandrechte. Lesen Sie ihn selbst, bevor es andere tun. Ein Wegrecht zugunsten des Nachbarn ist kein Problem, wenn es bekannt und erklärt ist; es wird zum Problem, wenn es erst beim Notariat auftaucht. Was der Auszug nicht zeigt: den baulichen Zustand, die Zonenzuordnung und die Ausnützung. Dafür brauchen Sie den Zonenplan und das Baureglement der Gemeinde, beides meist online abrufbar. Bei Hypotheken steht im Grundbuch der Schuldbrief, nicht die aktuelle Schuld. Die aktuelle Belastung erfahren Sie von Ihrer Bank; sie ist für die Ablösung wichtig, gehört aber nicht in die Verkaufsunterlagen.
Bei Stockwerkeigentum zusätzlich sammeln
Wer eine Eigentumswohnung kauft, kauft eine Gemeinschaft mit. Reglement, Protokolle der Eigentümerversammlung, Jahresabrechnungen und der Stand des Erneuerungsfonds sagen mehr über die kommenden Jahre als jede Besichtigung. Ein beschlossener, aber noch nicht ausgeführter Fassadenersatz ist eine Information, die Kaufinteressenten vor dem Angebot brauchen, nicht danach. Welche Unterlagen im Einzelfall notwendig und zur Weitergabe geeignet sind, klären Sie mit der zuständigen Verwaltung; sie liefert die meisten davon. Einen eigenen Artikel zu diesem Thema finden Sie unten.
Reihenfolge: so gehen Sie vor
Beginnen Sie nicht mit der Suche nach dem perfekten Ordner, sondern mit einer Stunde am Küchentisch. Erster Schritt: alles zusammentragen, was greifbar ist, und grob sortieren nach Eigentum, Bau, Technik, Kosten. Zweiter Schritt: für jede Kategorie notieren, was fehlt. Dritter Schritt: die fehlenden Dokumente anfordern, meist beim Grundbuchamt, bei der Gemeinde (Baupläne, Zonenplan), bei der Gebäudeversicherung, bei der Verwaltung. Vierter Schritt: eine kurze Liste schreiben, was Sie selbst über das Objekt wissen und was nirgends steht: der feuchte Fleck im Keller nach starkem Regen, die Nachbarin mit dem Wegrecht, die Lärmschutzwand, die die Gemeinde plant. Diese Liste ist für das Erstgespräch mit uns das Wichtigste.
- Zusammentragen und grob sortieren
- Lücken benennen
- Fehlendes anfordern
- Eigenes Wissen notieren
- Alles in einem Ordner oder einem geteilten Verzeichnis ablegen
Was Kaufinteressenten zuerst fragen
Aus Besichtigungen kennen wir die Fragen, die fast immer kommen, und sie lassen sich fast immer mit einem Dokument beantworten. Wie alt ist das Dach, und wurde es gedämmt? Welche Heizung, wie alt, was kostet sie im Jahr? Gibt es Feuchtigkeit im Keller? Welche Arbeiten stehen in den nächsten Jahren an? Was zahlt man an Nebenkosten und Versicherungen? Gibt es Wegrechte, Baulinien, eine geplante Strasse? Darf man anbauen oder aufstocken? Wer diese Fragen mit Jahreszahlen, Belegen und dem Zonenplan beantwortet, wirkt vorbereitet, und Interessenten, die sich ernst genommen fühlen, bieten eher. Wer sie mit «müsste ich nachschauen» beantwortet, verliert nichts Dramatisches, aber Tempo. Legen Sie sich deshalb ein Blatt mit den zehn wahrscheinlichsten Fragen und den Antworten zurecht; es ist die Zusammenfassung Ihres Ordners.
- Dach, Fassade, Fenster: Jahr der letzten Erneuerung
- Heizung: System, Alter, Jahreskosten
- Feuchtigkeit, Risse, bekannte Schäden
- Anstehende Arbeiten und ihre Dringlichkeit
- Nebenkosten, Versicherungen, Gebühren im Jahr
- Dienstbarkeiten, Baulinien, Planungen der Gemeinde
Vertraulich bleibt vertraulich
Nicht alles, was in Ihrem Ordner liegt, gehört in die Verkaufsunterlagen. Steuererklärungen, Kontoauszüge, der Hypothekarvertrag mit Zinssatz, Rechnungen mit Ihren persönlichen Daten, Korrespondenz mit Nachbarn: Das sind Ihre Angelegenheiten. Käufer brauchen das Ergebnis (die Heizung wurde ersetzt), nicht den Beleg mit Ihrer Kontonummer. Legen Sie zwei Stapel an: einen für die Verkaufsdokumentation, die an Interessenten geht, und einen für das Notariat und die Bank, der vertraulich bleibt. Bei FLATHOUSE geben wir Unterlagen nur an Interessenten weiter, die sich mit Namen und Kontakt gemeldet haben, und vertrauliche Dokumente wie Grundbuchauszug oder Protokolle erst nach einem Gespräch. Wie sichtbar Ihr Verkauf wird, ob mit oder ohne Strassenname im Inserat, entscheiden Sie.
Lücken benennen statt auffüllen
Fehlt ein Plan oder ist eine Fläche unklar, markieren Sie das. Eine offene Frage lässt sich gezielt klären; eine still ergänzte Zahl kann Sie nach der Beurkundung einholen. Dieser Überblick ist eine Arbeitshilfe und keine vollständige Liste der Dokumente für jeden Vertrag. Welche Unterlagen das Notariat verlangt, unterscheidet sich je nach Kanton und Objekt. Bei FLATHOUSE prüfen wir Ihre Unterlagen im Erstgespräch, sagen Ihnen, was noch fehlt, und besorgen das Fehlende mit Ihnen; das ist in allen drei Paketen enthalten. Die Checkliste als PDF erhalten Sie nach Ihrer Anfrage.